Instituto Tecnologico Superior 
"Central Tecnico".

Alumno: Robin Cueva Prado .

 Docente: Ing. Julio Calvopiña Herrera, MSc.

MICROSOFT EXCEL: MOVIMIENTOS RÁPIDOS

5.1. Movimiento rápido en la hoja.

MOVIMIENTO EN EL LIBRO DE EXCEL.

1. Dentro de nuestro libro de trabajo pueden existir varias hojas de cálculo. Por defecto aparece sólo 1 hoja de cálculo aunque podemos agregar más haciendo clic cobre el botón,
2. En este apartado trataremos los distintos métodos para movernos por las distintas hojas del libro de trabajo.

Empezaremos por utilizar la barra de etiquetas.

1. Observarás cómo en nuestro caso hemos agregados nuevas hojas de cálculo y ahora tenemos un total de 8, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja4.

Haciendo clic sobre cualquier pestaña cambiará de hoja; es decir, si haces clic sobre la pestaña Hoja3 pasarás a trabajar con dicha hoja.

Si el número de hojas no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de dicha barra para visualizarlas:

  Si este botón está situado a la izquierda de las hojas, nos servirá para visualizar a partir de la Hoja1.

  Para visualizar la hoja anterior a las que estamos visualizando.

  Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos visualizando.

  Si el botón está situado a la derecha de las hojas, lo podremos usar para visualizar las últimas hojas.

Una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta.

Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra, estos botones no tendrán ningún efecto y aparecerán desactivados.

También se pueden utilizar combinaciones de teclas para realizar desplazamientos dentro del libro de trabajo, como pueden ser:

MOVIMIENTO	TECLADO
Hoja Siguiente	CTRL+AVPAG
Hoja Anterior	CTRL+REPAG

 En caso de que tengas alguna duda sobre los distintos métodos de movimiento dentro de un libro de trabajo, sería aconsejable que realizaras el Ejercicio de desplazamiento en un libro.

 

En cada una de las celdas de la hoja es posible introducir textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán los siguientes:

Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducir los datos y teclear los datos que desees introducir.

Aparecerán en dos lugares: en la celda activa y en la Barra de Fórmulas, como puedes observar en el dibujo siguiente:

Para introducir el valor en la celda puedes utilizar cualquiera de los tres métodos que te explicamos a continuación:

 INTRO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo por debajo.

 TECLAS DE MOVIMIENTO: Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada. Por ejemplo, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.

 CUADRO DE ACEPTACIÓN: Es el botón  de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el valor para introducirlo en la celda pero la celda activa seguirá siendo la misma.

Si antes de introducir la información cambias de opinión y deseas restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar  de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Si hemos introducido mal una fórmula posiblemente nos aparezca un recuadro dándonos información sobre el posible error cometido, con la posibilidad de leerlo detenidamente para comprender lo que nos dice y aceptar la corrección o no.

Otras veces la fórmula no es correcta y no nos avisa, pero aparecerá algo raro en la celda. Tendremos que comprobar la fórmula en la barra de fórmulas para encontrar el error.

 En ocasiones, es posible que nos interese introducir varias líneas dentro de una misma celda, pero al pulsar INTRO para realizar el salto de línea lo que ocurre es que se valida el valor y pasamos a la celda inferior. Para que esto no ocurra deberemos pulsar ALT+INTRO.

2.5. Modificar datos

Se puede modificar el contenido de una celda al mismo tiempo que se está escribiendo o más tarde, después de la introducción.

Si aún no se ha validado la introducción de datos y se comete algún error, se puede modificar utilizando la tecla Retroceso del teclado para borrar el carácter situado a la izquierda del cursor, haciendo retroceder éste una posición. No se puede utilizar la teclaFLECHA IZQUIERDA porque equivale a validar la entrada de datos.

Si ya se ha validado la entrada de datos y se desea modificar, seleccionaremos la celda adecuada, después activaremos la Barra de Fórmulas pulsando la tecla F2 o iremos directamente a la barra de fórmulas haciendo clic en la parte del dato a modificar.

La Barra de Estado cambiará de Listo a Modificar.

En la Barra de Fórmulas aparecerá el punto de inserción o cursor al final de la misma; ahora es cuando podemos modificar la información.

Después de teclear la modificación pulsaremos INTRO o haremos clic sobre el botón Introducir .

Si después de haber modificado la información se cambia de opinión y se desea restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, sólo hay que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botón Cancelar  de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda muestra la información que ya tenía.

Calc nos muestra tan solo una parte de la hoja visible en la ventana de documento. Nuestra hoja, en la mayoría de las veces, nos ocupará mayor número de celdas que las que muestra visibles en el área de la pantalla y es necesario saber moverse por el documento de una manera ágil. Para ello contamos con atajos de teclado y las teclas de movimiento del teclado.

Cuando no está abierto ningún menú, las teclas activas para poder desplazarse a través de la hoja son:

MOVIMIENTO	MOVIMIENTO TECLADO	MOVIMIENTO	COMBINACIÓN DE TECLADO
Celda Abajo	o	Columna mas a la derecha con contenido o la última columna	CTRL+FLECHA DERECHA
Celda Arriba	o	Pantalla Abajo	AVPAG
Celda Derecha		Pantalla Arriba	REPAG
Celda Izquierda		Accede a la anterior fila con contenido o a la primera fila	CTRL+FLECHA ARRIBA
Celda A1	CTRL+INICIO	Accede a la columna mas a la izquierda con contenido o la primera columna	CTRL+FLECHA IZQUIERDA
		Siguiente fila con contenido o la última fila	CTRL+FLECHA ABAJO

Siempre podremos utilizar el ratón, moviéndonos con las barras de desplazamiento para visualizar la celda a la que queramos ir, y hacer clic sobre ésta.

5.2. Movimientos rápidos por el libro de trabajo.

Dentro de nuestro libro de trabajo existen varias hojas de cálculo.

En nuestro caso tenemos 4 hojas, siendo la hoja activa, es decir, la hoja en la que estamos situados para trabajar, la Hoja5. Si hacemos clic con el ratón sobre cualquier pestaña cambiaremos rapidamente de hoja activa, es decir, si hacemos clic sobre lapestaña Hoja3 pasaremos a trabajar con dicha hoja.

Si tenemos varias hojas y no caben en la barra de etiquetas, tendremos que hacer uso de los botones de la izquierda de la barra de etiquetas para visualizarlas.

Acción	Icono	Descripción
Botón primera hoja		Para visualizar la etiqueta de la Hoja1.
Botón hoja anterior		Para visualizar hoja anterior a las que estamos visualizando.
Botón hoja siguiente		Para visualizar la hoja siguiente a las que estamos viendo.
Botón última hoja		Para visualizar las últimas hojas.

Con estos botones podremos movernos y buscar la hoja que nos interese, una vez visualizada la hoja a la que queremos acceder, bastará con hacer clic sobre la etiqueta de ésta para que pase a ser la Hoja activa. Si todas las hojas del libro de trabajo caben en la barra de etiquetas, estos botones no realizarán ningún efecto.

 Entrada de datos.

Podemos introducir datos en todas las celdas de la hoja, es posible poner textos, números o fórmulas. En todos los casos, los pasos a seguir serán:                        

• Situar el cursor sobre la celda donde se van a introducirlos datos y teclearlos.

Aparecerán en dos lugares, en la celda activa y en la barra Fórmulas.

Tecla o Botón	Gráfico	Descripción
TECLA INTRO o ENTER		Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa pasa a ser la que se encuentra justo debajo.
TECLAS DE MOVIMIENTO		Se valida el valor introducido en la celda y además la celda activa cambiará dependiendo de la flecha pulsada, es decir, si pulsamos FLECHA DERECHA será la celda contigua hacia la derecha.
CUADRO DE ACEPTACIÓN		Es el botón de la barra de fórmulas. Al hacer clic sobre él se valida el dato introducido en la celda y la celda activa seguirá siendo la misma. Si antes de validar la información deseáramos restaurar el contenido de la celda a su valor inicial, tendremos que pulsar la tecla Esc del teclado o hacer clic sobre el botónCANCELAR de la barra de fórmulas. Así no se introducen los datos y la celda seguirá con el valor que tenía.

Operadores de referencia.

Los operadores de referencia devuelven un rango de celdas de con cero, una o más celdas.

El rango tiene la más alta precedencia, luego la intersección y finalmente la unión.

Operador	Nombre	Ejemplo
: (dos puntos)	Área	A1:C108
! (signo de admiración)	Intersección	SUMA(A1:B6!B5:C12) En este ejemplo, la intersección de estos rangos son las celdas B5 y B6. Dará el resultado de la suma de estas celdas.
~(Virgulilla)	Encadenar o unir	Toma dos referencias y devuelve una lista de referencia, la cuál es una concatenación de las referencias de la izquierda seguidas por las referencias de la derecha. A las entradas dobles se les hace referencia dos veces. Ver nota debajo de esta tabla.

Tipos de errores

Cuando introducimos una fórmula en una celda puede ocurrir que se produzca un error.

Si el error ocurre en la celda que contiene el cursor, el mensaje de error esta mostrado en la Barra de Estado.

Código de error	Mensaje	Explicación
501	Carácter no válido	Un carácter de una fórmula no es válido; por ejemplo, "=1Eq" en lugar de "=1E2".
502	Argumento no válido	Argumento no válido; por ejemplo, un número negativo en la función de raíz.
503 #NUMERO!	Operación en coma flotante no válida	El resultado de un calculo resulta en desbordamiento del rango definido.
504	Error en la lista de parámetros	Un parámetro de función no es válido; por ejemplo, un texto en lugar de un número o una referencia de dominio en lugar de una referencia de celda.
508	Error en los paréntesis	Falta un paréntesis; por ejemplo, si se ha especificado el paréntesis derecho pero no el paréntesis izquierdo
509	Falta un operador	Falta un operador; por ejemplo, en "=2(3+4) * " falta el operador entre "2" y "(".
510	Falta una variable	Falta una variable; por ejemplo, cuando aparecen dos operadores juntos "=1+*2".
511	Falta una variable	La función necesita más variables que las especificadas; por ejemplo, Y() y O().
519 #VALOR	No hay resultado (En la celda no aparece Err:519, sino #VALOR!)	La formula regresa un valor que no corresponde a la definición; o una celda que esta llamada dentro de una formula contiene texto en vez de un numero.
522	Referencia circular	La fórmula hace referencia de forma directa o indirecta a sí misma y la opción Iteraciones no se ha seleccionado en Herramientas - Opciones - OpenOffice.org Calc - Calcular.
524 #REF	Referencia no válida (en la celda no aparece Err:524, sino #REF!)	Compilador: no se ha podido determinar un nombre de descripción de fila o de columna. Intérprete: en una fórmula falta la columna, fila u hoja que contiene una celda a la que se hace referencia.
525 #NOMBRE?	Nombre no válido (en la celda no aparece Err:525, sino #NOMBRE?)	No se ha podido evaluar un identificador; por ejemplo, no hay referencia válida, nombre de dominio válido, etiqueta de columna/fila, macro, separador de decimales incorrecto, no se ha encontrado add-in.
532 #DIV/0!	División por cero	Operador divisor / si el denominador es 0

Como seleccionar una celda.

• Hacer clic sobre la celda a seleccionar con el botón izquierdo del ratón.

. Como seleccionar un rango de celdas.

• Sin queremos seleccionar un grupo de celdas adyacentes, picamos con el botón izquierdo del ratón en la primera celda a seleccionar y manteniendo el botón pulsado del ratón lo arrastramos hasta la última celda que queramos seleccionar; después soltamos el botón del ratón y las celdas quedaran seleccionadas aparececiendo con un marco alrededor en color negro y la celdas seleccionadas cambian de color.
• Selección de una columna: Si queremos seleccionar una columna hay que picar con el ratón sobre el sobre el identificador superior de la columna a seleccionar. Por ejemplo: columna B y hacer clic sobre la B.
• Selección de una fila: Si queremos seleccionar una fila hay que picar con el ratón sobre el identificador izquierdo de la fila a seleccionar y hacer clic sobre éste. Por ejemplo: columna 3 y hacer clic sobre la 3.
• Selección de una hoja entera: Situarse sobre el botón superior izquierdo de la hoja situado entre el indicativo de la columna A y el de la fila 1 y hacer clic sobre él Si realizamos una operación de hojas como eliminar hoja o insertar una hoja, no hace falta seleccionar todas las celdas con este método ya que el estar situados en la hoja basta para tenerla seleccionada.

 Copiar.

Cuando queramos Copiar celdas con el comando copiar, estas celdas seleccionadas se copiarán en el portapapeles de Windows con todo su contenido y estarán disponibles para Pegar donde nosotros situamos el ratón en la hoja.

• Para copiar unas celdas a otra posición, lo haremos en dos pasos:
• Copiamos al portapapeles las celdas a copiar. (podemos utilizar el atajo de teclado Crtl+C ).

• Autorrelleno

  Cuando tenemos una celda o un rango seleccionado, si observamos la esquina inferior derecha de la selección aparece un pequeño cuadro negro, el controlador de relleno que nos sirve para copiar la selección en celdas adyacentes.
  Para copiar un rango de celdas a otra posición, siempre que ésta última sea adyacente a la selección a copiar, debemos seguir los siguientes pasos:

• Referencias

• 
  

• Tipos de referencias:

  Referencia Relativa:

  Cuando copiamos una formula cuyas referencias de filas y columnas ya estan definidas, estas cambian si se copia la fórmula en otra celda, es decir, se adapta a su entorno porque las referencias las hace con respecto a la distancia entre la fórmula y las celdas que forman parte de la fórmula.
  Esta es la opción es la que ofrece Calc por defecto.

  Referencia Absoluta:

  Si no queremos que cambie los datos de la formula en referencias a las filas y columnas, utilizaremos la Referencia Absoluta.
  Estas no cambian si se copia la fórmula a otra celda, las referencias a las celdas de la fórmula serán fijas. Para ello debemos de anteponer el signo del dolar $ despues del signo = de la formula.

• Referencia Mixta:

  
  Este tipo de referencia puede hacer una combinación de ambas referencias.
  Podemos hacer que las filas sean relativas y las columnas absolutas o al reves.

  
  

  Si copiamos la celda A2 en B3, con el signo $ delante de la columna, aunque se copie una columna más a la derecha ésta referencia no cambia.

  

  Sin embargo si no tiene el signo $ delante de la fila (=A$1+2), al copiarla una fila hacia abajo, la fila cambiará por 2 en vez de 1 y el resultado será (=B$1+2)

  Referencias a otras hojas o libros.

  Otra cosa muy interesante de las referencias es la posibilidad de crear referencias a celdas que se encuentran en otras hojas o incluso en otros libros de trabajo.

• Mover a través del portapapeles

  El comando mover, desplaza una celda o rango de celdas a otra posición.
  Al mover celdas, entran en juego dos operaciones ya explicadas : Cortar y Pegar.
  Cortar desplazará las celdas seleccionadas al portapapeles y Pegar copia la información del portapapelesa nuestras celdas destino.
  Para mover celdas realizaremos los siguientes pasos:
  1.- Seleccionar las celdas a mover e irnos al menúEditar opción Cortar o bien, clic sobre el botón Cortarde la barra de herramientas.
  2.- A continuación seleccionar las celdas donde quieres que se sitúen las celdas cortadas (no hace falta seleccionar el rango completo sobre el que se va a pegar, ya que si se selecciona una única celda, Calc extiende el área de pegado para ajustarlo al tamaño y la forma del área cortada.

• Mover celdas con el ratón

  Esta forma no utiliza el portapapeles, para desplazar las celdas al lugar requerido el procedimiento es el siguiente:
  1. Seleccionamos la celda o celdas a mover con el ratón.
  2. Posicionamos el ratón dentro del marco de la selección.
  3. Dejamos pulsado el ratón y arrastramos la selección hasta la nueva posición. Aparecera un recuadro debajo del ratón.
  4. Una vez situado en el sitio elegido soltamos el ratón y la selección de celdas cambiara de posición.

  5.12.3. Borrar celdas

  Puede que en ocasiones decidamos eliminar la información contenida en una celda o su formato, o la celda en sí.
  Para ello debemos lo primero es seleccionar la celda o rango de celdas a borrar y desplegar el menú Editar y pulsar sobre la opción Eliminar celdas... entonces aparecerá el cuadro de diálogo que vemos en la imagen inferior.
  Seleccionaremos una de las opciones:
  • Desplazar celdas hacia arriba. Con este comando la celda se desplaza hacia arriba borrando el contenido.
  • Desplazar celdas hacia la izquierda. Con este comando se eliminan las celdas seleccionadas y se desplazan las situadas a su derecha a su posición.
  • Eliminar filas completas. Con este comando se eliminan la fila donde se encuentra la celda.
  • Eliminar columnas completas. Con este comando se eliminan la columna donde se encuentra la celda.
  
  

  Insertar Filas o Columnas.

  Tenemos distintas formas de hacerlo:
  1. Con el menú Insertar
  • Primero debemos situarnos en la celda, fila o columna donde deseemos hacer la inserción.
  • Picamos en el menú insertar y seleccionamos la opción Filas o Columnas.
  • Las filas se insertarán en la parte superior de la fila de la celda seleccionada y lascolumnas se insertarán a la izquierda de la columna de la celda seleccionada.
  
  

  Cambiar el nombre de la hoja.

  Como ya hemos comentado, en OpenOffice.org Calc se crean libros de trabajo formados por varias hojas.
  El nombre de una hoja es independiente del nombre de la hoja de cálculo.
  El programa pone por defecto a cada hoja como nombre como Hoja1, Hoja2,...
  El documento puede contener hasta un máximo de 256 hojas individuales, que pueden tener cada una nombres diferentes.
  Nosotros podemos modificar el nombre por defecto de las hojas por otro que sea mas identificativo del trabajo que estemos realizando.
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